Die Gründe für die Nutzung von Excel anstelle eines ERP-Systems sind vielfältig. Insbesondere werden Argumente wie geringere Kosten, Bekanntheit und Akzeptanz oder fehlende Ressourcen für die Implementierung einer ERP-Software genannt. Jedoch birgt der Einsatz von Werkzeugen wie Excel einige Herausforderungen und Risiken:
- Fehleranfälligkeit: Bis zu 88 bis 91 Prozent aller größeren Excel-Tabellen enthalten Fehler.
- Dateninkonsistenzen: Versionierungsprobleme und fehlende Integration führen zu widersprüchlichen Datensätzen.
- Mangel an Echtzeitdaten: Excel bietet keine Live-Updates oder Schnittstellen zu aktuellen Geschäftsdaten.
- Skalierung: Wachsende Unternehmen stoßen schnell an Grenzen bei Performance und Zusammenarbeit in Excel.
- Daten- und IT-Sicherheit: Excel-Dateien sind oft nicht ausreichend geschützt und das Risiko für Datenverlust oder Missbrauch ist hoch.
Der Weg zum Low-Code-ERP
Auch der Agrarhändler MuHTec GmbH aus Pronsfeld (Hoch-eifel) hat viele Jahre Excel neben der eigentlich im Unternehmen vorhandenen ERP-Lösung eingesetzt – und zwar aus Verzweiflung. Das Unternehmen war bis November 2022 Teil des Arla Konzerns und nutzte daher SAP-Software. Für ein kleineres, hochspezialisiertes Unternehmen wie MuHTec war das System jedoch überdimensioniert: Selbst kleine Änderungen erforderten externe ABAP-Entwickler (Advanced Business Application Programming), lange Abstimmungen und kostspielige Zusatzangebote. Ein agiles Arbeiten war kaum möglich. „Aus unserer Historie heraus mussten wir mit dem ERP-System von SAP arbeiten, was zum einen für unser relativ kleines Unternehmen viel zu aufwendig und unflexibel war. Zum anderen waren einige wichtige Funktionen nur mit hohem Kostenaufwand umsetzbar“, blickt Geschäftsführer Harald Scharbillig zurück.
Mit Excel und Access die SAP-Lücken schließen
Ein Beispiel für die Herausforderungen mit dem ‚mächtigen‘ SAP ist die Anbindung des eigenen Onlineshops: Da eine direkte Shopanbindung an das SAP-System mit hohem Zeit- und Kostenaufwand verbunden ist, hatte sich MuHTec eine zentrale Access-Datenbank aufgebaut, die den Onlineshop mit Artikeldaten fütterte. Bestellungen von dort gingen per E-Mail an das MuHTec-Verkaufsteam und wurden manuell in SAP eingegeben. Denn die Bestands- und Stammdaten wurden immer noch in SAP gepflegt. Damit diese Daten dann wieder von SAP zu Access und dann in den Shop laufen, wurde eine Anbindung mit Hilfe von Ex- und Importen über Excel genutzt. Im Lager wurden die Aufträge ebenfalls aus der Access-Datenbank ausgedruckt.
Auch das Thema Gefahrguttransporte, die im Unternehmen tagtäglich erfolgten, war verbesserungswürdig. „Um die Fahrer mit den notwendigen Gefahrgut-Beförderungsscheinen und einer Gefahrgutkennzeichnung auszustatten, mussten wir wieder exportieren und importieren – und wieder von SAP, wo die Informationen verwaltet wurden, hin zu Excel und dann in unsere bestehende Access-Datenbank. Von hier aus wurden die Dokumente dann gedruckt. Dieser Umwandlungsprozess kostete uns jeden Tag rund eine halbe Stunde“, erzählt der Geschäftsführer weiter.
Spätestens mit der Abkündigung von SAP ECC durch den Hersteller im Jahr 2020 war es für MuHTec an der Zeit für einen Neustart. Nachdem das Unternehmen seit November 2022 als eigenständiges Unternehmen agierte, entschied sich Scharbillig für eine ERP-Software auf Low-Code-Basis – die Gebra-Suite von Gebra-IT.
Mehrfache Datenpflege entfällt
Gebra-IT entwickelte für MuHTec ein eigenes Low-Code-basiertes ERP-System. Darin werden Produkt-Stammdaten mit allen Ausprägungen, Merkmalen und Dokumenten sowie Kunden- und Personaldaten verwaltet. Alle Systeme wie Onlineshop, Service und Technik, Einkauf und Lager, Vor-Ort-Verkauf und Verkaufsfahrer erhalten von dort automatisch und in Echtzeit die aktuellen Produktdaten und Bestände zugespielt. Damit entfällt die mehrfache Datenpflege und das Transferieren von Daten von SAP über Excel zu Access und zurück. Zudem spart MuHTec Zeit und Geld: „Die Einsparungen durch den Wegfall der ständigen Im- und Exporte der Daten betragen circa eine halbe Stunde pro Tag“, sagt Scharbillig.
Auch im Lager wurde die Kommissionierung der Bestellungen aus dem Webshop komplett digitalisiert. Heute wird eine Shop-Bestellung automatisiert auf ein Industrie-Tablet der Firma Datafox übertragen. Der Kommissionierer arbeitet den Auftrag ab, bestätigt den Packprozess und das Versandlabel kommt aus dem Drucker. Pro Tag sind dies 30 bis 40 Bestellungen. Zusätzlich zu dem Wegfall des Papierverbrauchs spart das ca. eine Stunde pro Tag ein.
Der Vor-Ort-Verkauf läuft ebenfalls digital. Der Kunde bestätigt den Empfang der Ware mit einer digitalen Unterschrift auf dem Tablet und kann per Rechnung, Kartenzahlung oder bar zahlen.
„Mit dem neu implementierten ADR-Management-System für Gefahrguttransporte sind sämtliche Gefahrgut-Dokumente für alle Fahrer und Fahrten des Tages auf Knopfdruck in wenigen Minuten generiert. Sind neue Felder für z.B. weitere Gefahrgüter notwendig, haben meine Mitarbeiter diese in wenigen Minuten angelegt“, erzählt Harald Scharbillig weiter.
Mobile App für Service und Verkauf
Teil des Projekts ist eine mobile App für Verkaufsfahrer und Servicetechniker. „Wir agieren in der tiefsten Eifel im Drei-Länder-Eck Deutschland, Belgien und Luxemburg. Hier lässt die Mobilfunkabdeckung und damit der Zugriff auf das mobile Internet noch sehr zu wünschen übrig – und das bei allen Anbietern. Bedeutet: Alle Aufträge und Dokumente sowohl der Verkaufsfahrer als auch der Servicetechniker wurden auf Papier ausgefüllt und später in der Firma von einer Mitarbeiterin im Rahmen einer Halbtagsstelle manuell in das System eingetippt. Ich wünschte mir so sehr eine mobile App für Smartphone und Tablet, die auch ohne Internet funktioniert und die bei einer Internetverbindung die Daten automatisch ins ERP-System spielt. Das war – wie beschrieben – mit SAP nur mit hohen Kosten umsetzbar“, erzählt Harald Scharbillig.
Die Einführung der mobilen App, mit der die Servicetechniker und Verkaufsfahrer vor Ort beim Kunden alle Aufträge digital erfassen können, spart MuHTec Zeit und Geld. „Wir sprechen hier von jährlich ca. 3.000 Aufträgen mit bis zu 10.000 Dokumenten, die bisher manuell im System erfasst werden mussten. Durch die Digitalisierung und Automatisierung dieser bis dato manuellen Erfassung konnte die Halbtagsstelle mit 20 Stunden pro Woche und Lohnkosten von rund 30.000 Euro pro Jahr gänzlich eingespart werden“.
70 Arbeitstage eingespart
Die Entscheidung von Harald Scharbillig, ein neues Low-Code-basiertes ERP-System zu nutzen, bringt MuHTec einige positive Effekte: Alle Unternehmensprozesse sind vollständig digital und integriert und pro Jahr werden etwa 1.690 Stunden beziehungsweise 70 Arbeitstage eingespart. Zudem hat sich die Investition binnen zwei Jahren amortisiert und Erweiterungen sowie Anpassungen können ohne spezialisierte Entwickler innerhalb weniger Tage erfolgen.
