Wie andere SAP-Anwender stand die Bühler Group vor der anspruchsvollen Aufgabe, auf SAP S/4Hana zu wechseln. Gesucht wurde ein Ansatz, mit dem die Umstellung möglichst schnell, sicher und kosteneffizient erfolgt. Die Verantwortlichen entschieden schnell, dass eine komplette Neueinführung im SInn von Greenfield für das Projektvorhaben ungeeignet war. Um den Transformationsprozess schlank und agil zu gestalten, setzte das in 140 Ländern vertretene Familienunternehmen für die Umsetzung auf Unterstützung durch das IT-Unternehmen SNP und dessen Partner Swisscom. Mit der automatisierten Software und dem selektiven Migrationskonzept des IT-Dienstleisters sollte das Großprojekt trotz seiner Komplexität in weniger als zwei Jahren und zu einem Bruchteil des Preises einer Neueinführung abgeschlossen werden.
Anspruchsvolles Setting
Zahlreiche regionale und abteilungsspezifische Anforderungen erwiesen sich bei dem Projekt als herausfordernd. Weite Teile der Produktion von Bühler erfolgen in China, wodurch u.a. die Systemverfügbarkeit in den verschiedenen Zeitzonen genau geplant werden musste. Aufgrund der Komplexität und des kurzen Zeitrahmens traf Bühler im Projektverlauf die Entscheidung, den Go-live um einen Monat zu verschieben. Damit war es möglich, weitere Testmigrationen sowie Generalproben vorzunehmen, um Risiken wie Geschäftsunterbrechungen zu senken. Mit großem persönlichen Einsatz auf beiden Seiten – die Endphase der Projekts fiel in die Hauptferienzeit – wurde ein neuer Termin für die Produktivsetzung vereinbart, der auch eingehalten wurde.
Technik und Einsatz
Nach einer detaillierten, datenbasierten Planung und monatelanger Zusammenarbeit im Projektteam erfolgten der Cutover und die Produktivsetzung des Zielsystems an einem verlängerten Wochenende. Als der Go-live-Termin näher rückte, stieg die Spannung. Bühler hatte für diesen Anlass sein Auditorium in eine ‚Kommandozentrale‘ umgewandelt, mit einem Projektor, der einen ständig aktualisierten Statusbericht über die Migration lieferte, und mehreren Bildschirmen, die Echtzeit-Informationen über die an der Migration beteiligten SAP-Systeme anzeigten. Während der viertägigen Migration waren die Fachleute rund um die Uhr im Einsatz. Der selektive Ansatz von SNP sah vor, dass nur relevante Daten übertragen werden. Trotz unerwarteter Probleme konnte die Migration termingerecht abgeschlossen werden. Das neue System wurde am Sonntagabend kurz vor Mitternacht in Betrieb genommen. Kurz darauf meldeten sich schrittweise 1.000 User aus China im neuen ERP-System an. Und die Testmigrationen zeigten Wirkung: Nach der Migration wurden keine relevanten Probleme mehr festgestellt. Seither kann Bühler mit einem zeitgemäßen System arbeiten, das schnelle Datenverarbeitung, moderne Analyseverfahren und andere neue Technologien bietet.
