Mit neuem ERP-System einen Gang höher geschaltet

2022 entschied sich die KTM Fahrrad GmbH, die Geschäftsprozesse und die IT-Infrastruktur zu modernisieren. Die bis dato eingesetzte und maßgeschneiderte Software für das Enterprise Resource Planning hatte den Nachteil, dass die Produktion eine quasi Blackbox für die Mitarbeitenden war. Es mangelte an Transparenz und Echtzeitdaten. Auch die Themen Wachstum, Internationalisierung und Zukunftsfähigkeit brachten den Mittelständler mit diesem Konstrukt an seine Grenzen.

Nah am Standard

Die neue ERP-Software sollte standardnah sein, um auch künftige Änderungen schnell abbilden zu können und Support und Wartung so einfach wie möglich zu machen. Auch die Internationalisierung war ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl. Kriterien, die SAP mit der SAP S/4Hana Cloud Public Edition unter dem Grow-with-SAP-Dach vereint. Wichtig war für KTM Bikes ebenfalls, auch kurzfristig von Standard-End-to-End-Prozessen und damit von allen Innovationen profitieren zu können, die mit den regelmäßigen Updates von SAP für Cloud-ERP automatisiert bereitgestellt werden. Bei der Umsetzung des Projekts unterstützte der SAP-Partner Innovabee.

Go-Live erfolgte 2024

Mit der Entscheidung für das Cloud-ERP stellte KTM Bikes auch sämtliche Geschäftsprozesse auf den Prüfstand. Stefan Limbrunner, Geschäftsführer KTM Fahrrad: „Wir profitieren seit der Einführung von den erprobten Out-of-the-box-Prozessen“. Mittels der Fit2Standard-Strategie von SAP S/4Hana Cloud hat sich das Unternehmen gemeinsam mit Innovabee vor dem Go-Live Anfang 2024 vorbereitet. Abweichungen von den Standardprozessen wurden nur in begründeten Ausnahmefällen zugelassen. „Bereits kurz nach dem Go-Live liefen z.B. alle Produktionslinien reibungslos auf dem neuen System“, sagt KTM-ERP-Leiter Thomas Mitterhofer. „Mit der Software bekommen wir nun unter anderem Kennzahlen in Echtzeit, wie etwa Auswertungen zur Produktivität und zur Produktion, die uns sowohl die tägliche Arbeit als auch Planung und Forecasting erleichtern. Dies ist für uns wichtig, da wir den Bedarfsschwankungen unserer Branche mit einer hochflexiblen Produktion begegnen müssen. Auch die Möglichkeit, unsere Produkte sowie Teile durchgängig nachzuverfolgen, ist jetzt gegeben“. Auch der Finanz- und Controlling-Bereich wächst nun mit dem eigentlichen ERP-System zusammen und bietet damit eine integrierte Sicht auf alle Geschäftsprozesse.

Über alle Prozesse hinweg

Das Cloud-ERP kommt über alle Geschäftsprozesse hinweg zum Einsatz: In Logistik und Vertrieb, Einkauf, Produktion, Finanzen und Controlling sowie im Service. „Beispielsweise nutzen wir viele unterschiedliche Logistikdienstleister, wobei wir nun pro Sendung flexibel entscheiden können, welchen davon wir beauftragen wollen und wohin wir die Daten automatisch übermitteln. Im Vertrieb profitieren wir von einer Webshop-Anbindung und auch unsere Händler können darauf uneingeschränkt zugreifen, etwa auf einzelne Materialien und Materialstammdaten, Ersatzteile und Fahrräder inklusive Verfügbarkeiten und Preisen. Die Fahrräder lassen sich darüber auch für den Service registrieren“, sagt Mitterhofer. Aktuell laufen etwa 40 Prozent aller Bestellungen über den Webshop.

Weitere Effekte der Umstellung sind Mobile Dialoge in Produktion und Logistik, eine optimierte Vereinnahmung bzw. ein optimierter Eigentumsübergang der Containerware im Einkauf, und auch Finanzen und Controlling arbeiten nun transparenter und profitieren u.a. von einer vollintegrierten Materialbuchhaltung mit beispielsweise. Bestandsbewertung in der Buchhaltung sowie durchgängigen Beleg- und Werteflüssen von der Warenwirtschaft über die Finanzbuchhaltung bis ins Controlling. „Mit SAP S/4AHana Cloud verfügen wir endlich über ein Berichtswesen in Echtzeit, das vollintegriert über alle Unternehmensbereiche läuft und mehrdimensionale Auswertungen liefert, die uns wiederum kontinuierlich transparent und zuverlässig Zahlen und Daten für Finance und Controlling liefern. Dank ereignisorientierter Buchungen sind zum Monatswechsel nun auch keine Abschlussarbeiten mehr notwendig, Stichwort Continuous Accounting“, berichtet Gerold Grabner, CFO bei KTM Fahrrad.

Anpassbar über Add-ons

Trotz Fit2Standard-Ansatzes bietet die Software auch die Möglichkeit, individuelle Anforderungen abzudecken, beispielsweise über Add-ons. Diese lassen sich über die SAP Business Technology Platform (BTP) entwickeln. Der Kern der Cloud-Software bleibt dabei unangetastet (Clean Core). „Die Whitelisted Application Programming Interfaces (API) mit Embedded ABAP sind ein großer Vorteil der SAP-Cloud-Lösung. Fast alle Daten, die im SAP-System sind, sind auch über diese Schnittstellen zugänglich“, sagt der ERP-Projektleiter. Ein Beispiel dafür sind Funktionen für das Erstellen von Stücklisten durch die Entwicklungsabteilung, die alle Fahrräder von KTM plant und konfiguriert, oder auch für einen Container-Listenimport sowie die Entsorgungsabrechnung.

Neue Standorte und Lieferanten anbinden

Neue Standorte sowie Tochterunternehmen lassen ich zudem schnell an das System anbinden. „Das Cloud-ERP erfüllt für uns zwei wesentliche Anforderungen: Erstens ein hohes Maß an Sicherheit und Komfort, das wir mit eigenen Ressourcen gar nicht imstande wären aufzubauen. Und zweitens haben wir dadurch viele neue Möglichkeiten, die vorher schlicht nicht abbildbar waren, wie etwa den südostasiatischen Raum mittels eines globalen Templates an SAP S/4Hana anzubinden“, sagt Mitterhofer. Zukünftig will der Bike-Hersteller alle Lieferanten anbinden. Da aber jeder von ihnen ebenfalls mit individuellen Prozessen unterschiedlich aufgestellt ist, konzentriert sich KTM Bikes im ersten Schritt auf zwei große Lieferanten. Der ERP-Projektleiter nennt die Gründe dafür: „Wir lernen die neue SAP-S/4HANA-Cloud-Lösung immer noch kennen und gehen damit nun schrittweise voran, die ERP-Systeme unserer Kunden und Lieferanten mit unserem sinnvoll und langfristig zu integrieren.“