Bei großen IT-Migrationsprojekten liegen die Herausforderungen nicht nur auf der technischen Seite. Vielfach unterschätzen Firmen die Steuerung und die Organisation des gesamten Unterfangens. Gleichwohl überholen mittelständische Unternehmen ihre teilweise veralteten Anwendungen und Systeme. Doch zwischen mittelständischen Unternehmen und Großkonzernen bestehen gewaltige Unterschiede, sowohl im Verhältnis zwischen Umsatz und dem verfügbaren IT-Kostenbudget, als auch bei der Anzahl der Menschen, die an der Umsetzung beteiligt sind und nach Abschluss des Change-Prozesses die Systeme fortlaufend betreuen. In einem ersten Schritt sollten diese Firmen daher feststellen, welche IT-Ressourcen im Unternehmen vorhanden sind und die Planung des Projektes danach auszurichten.*
In Etappen zum Ziel
Groß angelegte Projekte haben eine höhere Aussicht auf Erfolg, wenn sie in kleinere Etappen unterteilt werden, die zu den im Unternehmen vorhandenen Kapazitäten passen. Wie im Fall der deutschen Privatbrauerei Krombacher. Das wachsende Familienunternehmen ist Teil eines agilen Marktes, der durch ständig veränderte Nachfrage, neue Produktionslinien und hohen Konkurrenzdruck geprägt ist. Um Prozesse effizienter zu gestalten, Ressourcen nachhaltig einzusetzen und Kundenansprüchen gerecht zu werden, wollte das Unternehmen auf SAP S/4Hana umsteigen, da das System mit seinen modularen KI- und Analysefunktionen gut dazu geeignet ist, innovative Geschäftsmodelle und -prozesse auf globaler Ebene weiterzuentwickeln. Auch hier war also zunächst wichtig, das Projekt in realistisch umsetzbare Schritte aufzuteilen und jede einzelne Etappe zu planen. Dafür wurden in einem Vorprojekt die Geschäftsprozesse und weitere Themen wie Cybersicherheit unter die Lupe genommen. Aus den daraus resultierenden Ergebnissen wurde eine Roadmap als Entscheidungsbasis für den Systemwechsel entwickelt, die anfallende Aufgaben in kleinere und dadurch durchführbare Teilschritte untergliedert hat. Während des Umzugs mussten die Datenbanken des Unternehmens von MSQL auf Hana umgestellt und viele parallellaufenden Projekte zeitlich, inhaltlich und technisch synchronisiert werden. Außerdem musste dabei die umfangreiche Schnittstellenlandschaft mitgedacht werden.
Der Brownfield-Ansatz
Bei der Umstellung kommen grundsätzlich zwei Methoden in Frage. Der Greenfield-Ansatz steht für den Neuanfang mit dem ERP-System. Hierbei werden alle Prozesse neu aufgesetzt und dabei auch oft vereinfacht. Da es bei Krombacher einen hohen Anteil an Eigenentwicklungen gab, so wie sie in der Konsumgüterbranche oftmals nötig sind, haben sich die Projektpartner für den Brownfield-Ansatz entschieden. Nutzungsdaten, Dokumente, Prozesse und Einstellungen des alten Systems wurden also behalten und in die neue Software überführt, anstatt alles neu zu erstellen. Zunächst haben dazu die Fachleute von NTT DATA Business Solutions eine Wartungslandschaft geschaffen, auf der die Mitarbeiter bei Krombacher auch während des Systemumzugs weiterarbeiten konnten. Auf einer Sandbox wurden dann alle notwendigen Migrationen wie beispielsweise Hana und Unicode vorgenommen und eine S/4Hana-Conversion implementiert. Erst als sich der Umgang mit dem neuen System auch auf der Anwenderseite eingespielt hatte, wurde die produktive Umwandlung vorgenommen, von der dann schließlich alle User betroffen waren. Der Weg über die Sandbox bringt allerdings eigene Herausforderungen mit sich. Denn sämtliche Änderungen, die in der Wartungslandschaft vorgenommen werden, müssen in der Projektlandschaft manuell oder mithilfe digitaler Tools nachgezogen werden. Dennoch ist dieser Schritt unausweichlich, da beide Systeme identisch bleiben müssen.
Handhabung und Background-Prozesse verbessert
Nachdem das produktive System erfolgreich implementiert wurde, ließen sich schnell die ersten Verbesserungen feststellen. Insbesondere sequenzielle Businessprozesse wie die Abwicklung von Kundenanfragen können jetzt schneller und einfacher durchgeführt werden. Die Hintergrundverarbeitung, die vor dem Systemwechsel bis zu acht Stunden dauern konnten und daher stets über Nacht ausgeführt werden musste, benötigt mit dem neuen System in den meisten Fällen nur noch knapp eine Stunde. Auch die Planungszyklen konnten erheblich verkürzt werden.
Tauglich als Best Practise
Die S/4Hana-Konversion bei Krombacher kann als Best Practice gesehen werden, das anderen mittelständischen Unternehmen zeigt, wie sich große IT-Veränderungsprozesse bewältigen lassen, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen. In der aktuellen wirtschaftlichen Situation sind Geschwindigkeit und Agilität oft entscheidend für den langfristigen Erfolg. Die Fähigkeit, sich schnell an neue unternehmerische Anforderungen anzupassen, basiert auch auf klar definierten und skalierbaren Businessprozessen. Damit die Integration einer entsprechenden IT-Infrastruktur erfolgreich verläuft, sollten die anstehenden Veränderungen jedoch sukzessive und in kleinen Schritten erfolgen. So lässt sich sicherstellen, dass Mitarbeiter und Unternehmensstrukturen nicht unnötig belastet werden und die Vorteile des neuen Systems zum Tragen kommen.
*NTT Data Business Solutions AG. Transformationsstudie 2023 – NTT DATA Business Solutions & Natuvion. de.nttdata-solutions.com. NTT Data Business Solutions AG, 2023.
