Anwender von SAP ECC stehen vor einer Weichenstellung: Mit der Ablösung der bisherigen ERP-Systeme ist der Umstieg auf SAP S/4Hana nur eine Frage der Zeit. Doch viele Unternehmen zögern: Die Migration scheint komplex, ressourcenintensiv und mit Unsicherheiten behaftet. Wie also gelingt der Systemwechsel effizient, möglichst sicher und ohne den laufenden Betrieb zu gefährden? Horsch Maschinen hat den Schritt bereits bewältigt. Der Landmaschinenhersteller erkannte, dass die Umstellung nicht nur technisch notwendig war, sondern auch eine Chance bot, Prozesse zu optimieren und Innovationspotenziale freizusetzen. Entscheidend war dabei ein systematischer Ansatz, der die technischen, organisatorischen und strategischen Herausforderungen berücksichtigt.
In fünf Schritten zum Ziel
Horsch ging diesen Weg zusammen mit seinem IT-Lieferanten und SAP Platin-Partner All for One. Ein Fünf-Schritte-Plan bot dabei hilfreiche Orientierung.
Schritt 1 – Die Weichenstellung
Zu Beginn des Projektes galt es, strategische Weichen zu stellen, um Zielbild und Fahrplan zu definieren. Denn eine erfolgreiche Migration beginnt nicht mit der Technologie, vielmehr mit einer strategischen Standortbestimmung. Dabei waren von Anfang an auch Vertreter der Fachabteilungen involviert. So konnten wichtige Business-Anforderungen der Nutzer berücksichtigt werden. Bevor Systeme umgestellt werden, müssen Unternehmen Fragen klären:
- Wo stehen wir aktuell mit unseren SAP-Systemen? Was sind unsere relevanten Daten und Prozesse?
- Wo liegen Pain Points? Wie lassen sich Geschäftsprozesse optimieren, um mit dem neuen ERP spürbare Verbesserungen zu erzielen?
- Welches Software-Bezugsmodell passt am besten?
Der Landmaschinenhersteller erkannte, dass sich durch das rasante Wachstum der letzten Jahre eine zunehmend komplexe Systemlandschaft entwickelt hatte. Um langfristig effizient zu bleiben und sich rechtzeitig auf künftige Herausforderungen vorzubereiten, entschied sich das Unternehmen, den Umstieg auf S/4Hana früh anzugehen und damit die Grundlage für eine flexiblere IT-Architektur zu schaffen. Darüber hinaus sollten die Themen Innovation und Mehrwertanalyse direkt in die Migration miteinbezogen werden, denn der ERP-Wechsel sollte den Start einer langfristigen Transformationsreise markieren. Daher haben der Produzent und sein IT-Dienstleister von Anfang an gemeinsam herausgearbeitet, wie und wo die Conversion für Fachbereiche wie Vertrieb, Einkauf oder Finance in Folgeprojekten Mehrwerte generiert und die Organisation weiterentwickelt werden kann.
Mammutprojekt
Die Migration war ein hochkomplexes Mammutprojekt mit technischen, organisatorischen und kommunikativen Herausforderungen. Um diese Komplexität handhabbar zu machen, unterteilte es das Projektteam in strukturiere Arbeitspakete. Das war umso wichtiger, als dass der Hersteller parallel zur Conversion weitere geschäftskritische Projekte – wie der Aufbau eines neuen Werks und eines vollautomatisierten Ersatzteillagers – realisierbar bleiben mussten. Durch den Migrationsansatz und die detaillierte Roadmap- und Ressourcenplanung konnte das Unternehmen im Zeitplan bleiben, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden.
Schritt 2 – Die Migrationsstrategie
Ein wichtiger Part der individuellen Transformationsstrategie ist die Wahl der passenden Migrationsstrategie. Hier gibt es drei Möglichkeiten:
Brownfield – Hier wird das bestehende System, inklusive aller alten Daten, nahezu unverändert umgezogen. Brownfield ist die technisch vergleichbar einfachste Option, aber es wird die Chance vergeben, Prozesse zu optimieren. Viele Innovationen der neuen ERP-Systemgeneration können dadurch nicht ausgeschöpft werden.
Greenfield – Bei diesem Ansatz setzen Unternehmen das System ganz neu auf, inklusive der Neudefinition von Geschäftsprozessen. Das ist innovativ, aber auch mit einem sehr hohen Aufwand verbunden. Zudem bleiben eventuelle wichtige historische Daten zurück.
Bluefield – Für diesen Ansatz hat sich auch Horsch entschieden. Er kombiniert die beiden ersten Verfahren. Daten werden teils übernommen, Geschäftsprozesse gezielt verbessert und das neue System von Altlasten und ineffizienten Strukturen bereinigt.
Schritt 3 – Die Umsetzung
Beim Bluefield-Ansatz setzt das Projektteam die ERP-Software in einer sogenannten Empty Shell auf: ein neues System ohne Stamm- und Bewegungsdaten, in dem das Customizing erfolgt. Anschließend passte das Projektteam das System an die Anforderungen an und überführte Geschäftsprozesse und Stammdaten schrittweise – gemäß einem Conversion-Plan und den zuvor definierten Migrationsregeln – ins neue System, bis dieses den gewünschten geschäftsfähigen Status erreichte. Bei Horsch war der erste Import schon nach sechs Wochen möglich. Grundsätzlich ermöglicht es dieses Vorgehen, Geschäftsprozesse zu optimieren und Innovationspotential auszuschöpfen. Ein weiteres Argument: Der Bluefield-Ansatz schafft Sicherheit und Flexibilität, da das bestehende System im Parallelbetrieb weiterläuft und auch nach dem Go-Live noch für einige Zeit als Fall-Back bereitsteht. Das erfordert einerseits eine präzise koordinierte ‚Dual Maintenance‘, um Datenkonsistenz sicherzustellen. Andererseits lassen sich so aber Geschäftsausfälle reduzieren.
Schritt 4 – Testphase und Go-Live
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor im Projekt waren die weitreichenden Tests. Das Testkonzept umfasste insgesamt drei Phasen und eine Go-Live-Simulation. In jeder Phase fanden gemeinsame, schnittstellenübergreifende Tests sowie spezifische Prozesstests pro Modul statt. Insgesamt wurden pro Phase 1.500 Testfälle getestet, um Probleme frühzeitig zu erkennen, die Risiken möglichst so weit wie möglich zu reduzieren und eine reibungslose Umstellung sicherzustellen. Nach erfolgreicher Go-Live-Simulation ging das neue ERP-System dann im Laufe eines Wochenendes in allen angeschlossenen Ländern gleichzeitig an den Start – fristgerecht und nahezu ohne Downtime.
Schritt 5 – Laufend optimieren
Spätestens nach der technischen Umstellung sollten Unternehmen damit beginnen, ihre Geschäftsprozesse zu modernisieren und zu optimieren. Außerdem ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um schrittweise neue Funktionen einzuführen, denn so zahlt sich der Umstieg auf die neue SAP-Generation auch wirklich aus. So war die die Migration auch beim Landmaschinenhersteller kein einmaliges IT-Projekt, sondern bildete den Auftakt einer digitalen Transformation. Bereits nach der Go-Live-Phase erfolgte ein gemeinsamer Workshop mit All for One, um die nächsten Schritte zu definieren und die Transformation in weiteren Fachbereichen wie Einkauf, Vertrieb und Finanzen voranzutreiben. Damit war sie einer von mehreren strategischen Schritten in Richtung einer zukunftsfähigen, digitalisierten Unternehmensführung.
