Der Trend zu flexiblen Arbeitszeitmodellen hat sich in der Berufswelt längst etabliert und wird auch in Deutschland zunehmend beliebt: Über 40 Prozent der Angestellten arbeiten bereits vollständig oder teilweise remote – Tendenz steigend. Doch während die Mitarbeiter dabei von mehr Flexibilität profitieren, sehen sich die Unternehmen durch den Trend neuen Herausforderungen gegenübergestellt. So ergab eine aktuelle Analyse, dass die Auslastung der Büros um ein Drittel von etwa 60 Prozent auf rund 40 Prozent zurückgegangen ist. Selbst an stark frequentierten Tagen bleibt jeder zweite Arbeitsplatz unbesetzt. „Die Wahl des Arbeitsortes variiert nicht nur von Mitarbeitenden zu Mitarbeitenden, sondern auch von Woche zu Woche. So können Büroräume an einem Tag fast vollkommen leer stehen, während am nächsten die Arbeitsfläche nicht mehr ausreicht“, sagt Robert Dittrich, CEO des Softwareunternehmens LIZ Smart Office. Das Startup hat eine Software entwickelt, die es anderen Unternehmen ermöglicht, den Flächenbedarf in Büros flexibel anzupassen – basierend auf Sensordaten und künstlicher Intelligenz. Zunächst werden Umgebungsparameter gemessen. Die Software sammelt anschließend diese Daten und unterstützt somit die Analyse und Interpretation. „Nicht jede Abteilung ist gleich, nicht jeder Mitarbeiter pauschal zu betrachten. Mithilfe intelligenter Software kann damit selbst im größten Büro noch auf jede einzelne Person eingegangen werden“, sagt Dittrich. Wie die Echtzeit-Messung der Raumauslastung und die datenbasierte Analyse Datenschutzkonform funktioniert, erläutert Manuel Weber, Produktmanager bei Waldmann.
Sensoren und IoT in Büros
Mit der zunehmenden Popularität an Remote Work Modellen steigt auch der Bedarf an Videokonferenz-Systemen und Online-Office-Anwendungen, die Unternehmen ihren Angestellten zur Verfügung stellen müssen. Selbst in Unternehmen mit Präsenzpflicht gibt es Mitarbeitende, die mal mehr mal weniger den Schreibtisch, einen Konferenzraum oder andere Räumlichkeiten benötigen. Manuel Weber, Produktmanager bei Waldmann, schildert: „Unterschiedliche Sensoren sind in der Lage, eine Vielzahl von Umgebungsparametern zu erfassen. Je nach Ort und Anwendung der Sensoren liefern sie einen wertvollen Blick auf die tatsächliche Nutzung von Räumen und vielem mehr. PIR-Sensoren an Arbeitsplätzen oder in Besprechungsräumen erkennen Bewegungen in Echtzeit, VOC-Sensoren erfassen die Luftqualität, durch das Messen von flüchtigen, organischen Verbindungen, ergänzend erfassen Schallsensoren den Lautstärkepegel.“ Sobald einer dieser Faktoren außerhalb individuell definierbarer Grenzwerte liegt, informiert das System den Nutzer darüber. Zusätzlich helfen intelligente Beleuchtungssysteme mit integrierter Sensorik die Energieeffizienz zu optimieren, wodurch Betriebskosten eingespart werden können. IoT-Technologie ermöglicht die in Echtzeit erfassten Nutzungsdaten zu sammeln und bietet somit eine Grundlage für die Analyse der Büroflächen.
Virtuelle Zwillinge und KI als Zukunft der Büroplanung
„Einige Unternehmen erfassen zwar bereits ihre Arbeitsplatzauslastung vor Ort, wissen aber nicht, wie sie die gesammelten Daten interpretieren sollen, um daraus Rückschlüsse für ein optimiertes Office-Management zu beziehen“, sagt Robert Dittrich. So schätzen laut einer Studie 42 Prozent der befragten Unternehmen die Nutzung ihrer Meetingräume als ineffizient ein. LIZ Smart Office kombiniert daher die Sensortechnologie der Muttergesellschaft Waldmann mit ihrer Software. Die gesammelten Daten werden an cloudbasierte Systeme übertragen und anschließend analysiert. Daraus ist ein intelligentes Raumbelegungssystem entstanden. „Diese Systeme nutzen die Daten in Kombination mit KI, um den Belegungsstatus in Echtzeit zu überwachen und die Räume automatisch freizugeben“, sagt Dittrich.
Simulation von Szenarien
Die Nutzung von digitalen Zwillingen – virtuelle Nachbildungen physischer Büroumgebungen – ermöglicht es Unternehmen, verschiedene Szenarien zu simulieren und die Auswirkungen von Veränderungen zu beobachten. Die ist besonders wichtig für die Planung und Optimierung der Büroflächennutzung. „Unsere Erfahrungen zeigen, dass sich Unternehmen die Buchungsdaten über einen Zeitraum von drei oder sechs Monaten anschauen. Dadurch können sie ihren Bedarf präzise bestimmen und sich anschließend entscheiden, wie sie ihre Arbeitsräume verändern möchten“, so Dittrich weiter.
Tech-Boost ohne Frust: Der perfekte Arbeitsplatz?
Die Umstellung auf neue technologische Tools bringt eigene Herausforderungen mit sich, denn nicht viele Anwendungen lassen sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren. 91 Prozent der Befragten bestätigen, dass die vorhandenen Tools nicht nahtlos in ihren Büros eingesetzt werden können. „Das führt zu Frustration: Firmen wollen es ihren Mitarbeitenden so einfach wie möglich machen, doch überfordern diese häufig mit zu viel Technik ohne realen Nutzen. Je weniger neue Systeme, desto besser“, betont Dittrich. Daher war es ein zentrales Anliegen für LIZ, eine Software zu entwickeln, die sich in bestehende Unternehmenssoftware wie Microsoft Teams oder HR-Systeme integrieren lässt. Um den Schutz und die Sicherheit der Erhebung sicherzustellen, speichert LIZ die Daten ausschließlich auf Servern in Europa. Abschließend sagt der CEO: „Ohne Unterstützung durch moderne Technologie, wie die Hightech-Sensoren, wird das Büro schnell zu einem ungenutzten Raum. Es ist daher unerlässlich, in intelligente Systeme zu investieren, um den Arbeitsplatz der Zukunft effektiv und im Sinne der Mitarbeiter zu gestalten.“
