Verträge enthalten eine Vielzahl von Verpflichtungen, die Unternehmen erfüllen müssen, um rechtliche, wirtschaftliche und reputationsbezogene Risiken zu vermeiden. Oft wird jedoch nicht beachtet, dass diese Verpflichtungen weit über die vereinbarten Leistungen hinaus gehen können. Aus den Verträgen ergeben sich auch Compliance-Vorgaben wie etwa gesetzliche Anforderungen, interne Richtlinien oder branchenspezifische Standards. Um diese einzuhalten und möglichen Vertragsstrafen aus dem Weg zu gehen, bedarf es einer laufenden Prüfung und Überwachung dieser Vereinbarungen. Mit steigender Menge und Vielschichtigkeit der Regelwerke ist dies manuell oft nicht mehr zu schaffen. Ein digitales Vertragsmanagement kann Unternehmen dabei unterstützen, ihre Abläufe zu beschleunigen und gleichzeitig bestehende Sorgfaltspflichten einzuhalten.
Informationen an einem Ort bündeln
Ein digitales Vertragsarchiv als ‚Single Point of Truth‘ (SPOT) hilft Unternehmen beispielsweise, den Überblick zu behalten. Darin sind sämtliche Unterlagen revisionssicher gespeichert. Der SPOT bildet die Basis, um sowohl den bestehenden Vertragsbestand als auch künftige Vereinbarungen regelkonform zu managen. Bei neuen Verträgen gelangen die je nach Geschäftsfall individuellen Metadaten nach der Erfassung in der digitalen Vertragsakte automatisch in das Dokument. Zusätzlich können etwa Vertragsvorlagen und Klauselbibliotheken dafür sorgen, dass alle notwendigen und aktuell gültigen Vorgaben Berücksichtigung finden. Die Vorlagen setzen die Rechtsexpertinnen und -experten im Vorfeld auf, Änderungen führen nur die im jeweiligen Kontext berechtigten Personen durch. Dies reduziert den manuellen Aufwand sowie das Fehlerrisiko.
Digitale Prozesse etablieren
Um rechtliche und organisatorische Vorgaben wie Prüfschritte, Risikobewertungen oder Genehmigungsrichtlinien verlässlich einzuhalten, benötigen Unternehmen strukturierte digitale Prozesse. Dadurch können etwa alle gemäß der Compliance-Vorschriften zu involvierenden Abteilungen in die Workflows eingebunden werden. Hier ist es vom jeweiligen Geschäftsfall abhängig, wie ein Prozess abläuft, etwa ob an einer bestimmten Summe das Vieraugenprinzip zum Tragen kommt oder ob der CISO (Chief Information Security Officers) bei Softwareentscheidungen hinzugezogen wird.
Digitale Workflows können auch beim Lieferantenmanagement unterstützen. Sie ermöglichen etwa das Sourcing neuer Lieferanten, etwa in Form einer gesteuerten Sicherheitsüberprüfung bei Anbietern kritischer IT-Dienstleistungen oder einer automatisierten Erinnerung an auslaufende, zu erneuernde Zertifikate und Nachweise (u.a. beim LkSG). Ist eine Vereinbarungen generiert verläuft der Zeichnungsprozess dank fortgeschrittener, oder wo benötigt, qualifizierter elektronischer Signatur sicher und nachvollziehbar.
Automatisiertes Reporting
Bei laufenden Verträgen sollten Unternehmen regelmäßig ein Monitoring und Reporting durchführen, um den Überblick über mögliche Compliance-Risiken zu behalten. Die automatisierten Auswertungen der im Archiv hinterlegten Daten bieten sich speziell dann an, wenn Betriebe der Berichtspflicht unterliegen oder bei jährlichen und Ad-hoc-Revisionen.
‚Compliant‘ verhalten
Compliance-Anforderungen legen einheitliche Vorgehensweisen bzw. Spielregeln fest, die dem Schutz der Firmen und deren Stakeholdern dienen sollen. Verhalten sich Unternehmen ‚compliant‘, minimieren sie einerseits rechtliche und wirtschaftliche Risiken, andererseits stärken sie ihre Kundenbeziehungen. Eine Vertragsmanagement-Software kann dabei unterstützen, neue sowie laufende Vereinbarungen zu überwachen und damit die Sorgfaltspflichten zu erfüllen.
