Dem ERP-System des Maschinenbauunternehmens Schiess fehlte insbesondere die Möglichkeit, die zunehmend komplexen Projektstrukturen und vielfältigen Fertigungs- und Serviceprozesse flexibel abzubilden. Darüber hinaus waren die Anpassungskapazitäten nicht mehr adäquat für die Anforderungen des Unternehmens. Eine Nachfolgelösung des bisherigen Anbieters wurde aus wirtschaftlichen Gründen nicht weiterverfolgt. Stattdessen entschied sich Schiess, die ERP-Software abzulösen. Die Entscheidung fiel auf das System Fepa von Planat. Entscheidende Kriterien waren neben der funktionalen Abdeckung aller relevanten Geschäftsprozesse auch die räumliche Nähe und die schnelle Verfügbarkeit des Supports. Ein weiteres zentrales Auswahlkriterium war die Fähigkeit des ERP-Systems, unterschiedlichste Geschäftsprozessmodelle innerhalb eines Unternehmens abzubilden. Schiess vereint Lohnfertigung, Serviceaufträge und hochindividuelle Maschinenbauprojekte. Diese Vielfalt erfordert ein flexibles und skalierbares System.
Die Einführung
Die Einführung von Fepa begann im Juni 2022. Der Echtbetrieb wurde zum 1. November 2023 aufgenommen. Die größte technische Herausforderung lag dabei in der Datenmigration. Historische Datenbestände mussten vollständig übernommen werden, da insbesondere im Servicebereich auch jahrzehntealte Maschinendaten und Stücklisten für die Ersatzteilversorgung erforderlich sind. Insgesamt wurden etwa 97.000 Artikel, 30.000 Arbeitspläne und 42.000 Stücklisten migriert.
Die Übernahme erfolgte über strukturierte Datenimporte. Hierzu wurde der Altdatenbestand aus dem bisherigen ERP-System exportiert, normiert und gemäß den Fepa-Vorgaben aufbereitet. Aufgrund der parallelen Systempflege während der Übergangsphase – teilweise über ein bis zwei Jahre – war eine doppelte Datenpflege erforderlich, was in der Praxis mit einem erhöhten Arbeitsaufwand verbunden war. Nico Schatz, Controller bei Schiess, sagt über diese Zeit: „ERP-Einführungen sind ein Marathon, kein Sprint. Aber wenn man den Weg konsequent geht, zahlt es sich mehr als aus.“
Zusammenführung dezentraler Systeme
Ein wesentlicher Fortschritt durch Fepa ist die vollständige Integration aller Geschäftsprozesse in einer zentralen Systemlandschaft. Während zuvor mehrere Systeme parallel betrieben wurden – etwa für Angebotserstellung, Auftragsbestätigung, Reklamationsmanagement und die Serviceorganisation – sind heute sämtliche Abläufe in der ERP-Software abgebildet. Dadurch wurde die Komplexität erheblich reduziert, Mehrfacheingaben entfallen, und die Datenkonsistenz konnte signifikant verbessert werden.
Das integrierte Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Software ist heute ein zentraler Bestandteil der täglichen Arbeit bei Schiess. Die digitale Ablage ermöglicht es, Eingangsrechnungen, Bestellungen, Lieferantenschriftverkehr und sämtliche kundenbezogene Dokumente zentral zu verwalten. Medienbrüche wurden beseitigt, Suchzeiten reduziert und der Zugriff auf aktuelle Informationen beschleunigt.
Abbildung komplexer Projektstrukturen
Ein herausfordernder Aspekt der ERP-Einführung war die Abbildung der komplexen Projektstrukturen im Maschinenbau. Der Werkzeugmaschinenbauer fertigt mit Projektlaufzeiten von bis zu drei Jahren, die aus bis zu 2.000 Fertigungsobjekten bestehen. Die systemgestützte Steuerung und Koordination von Einkauf, Fertigung, Montage und Entwicklung erfordert eine präzise Projektplanung und eine durchgängige Prozessverfolgung. Das ERP-System ermöglicht die strukturierte Erfassung und Steuerung dieser Projekte über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Die transparente Abbildung von Fertigungsständen, Bedarfen und Arbeitspaketen unterstützt die Projektabwicklung und schafft Nachvollziehbarkeit über alle Phasen hinweg.
Schiess will sein Projektmanagement kontinuierlich weiterentwickeln. Ziel ist es, die Detailplanung und die Steuerung der einzelnen Projektabschnitte weiter zu optimieren und dabei spezifische Anforderungen des Maschinenbaus systemseitig zu berücksichtigen. „Das Projektmanagement ist ein Bereich, den wir mit Fepa kontinuierlich weiterentwickeln. Die Feinplanung und die Abstimmung der vielen beteiligten Abteilungen sind extrem komplex. Aber auch hier ist Fepa sehr offen für Anpassungen und Erweiterungen“, erklärt Nico Schatz.
Effizienz, Transparenz und Verfügbarkeit
Durch die Systemumstellung verbesserten sich Transparenz und Verfügbarkeit von Informationen. Insbesondere die Echtzeitaktualisierung von Fertigungslisten stellt einen Fortschritt zum Vorgänger-System dar, in dem Bedarfsdaten nur über Nacht aktualisiert wurden. Die Vereinheitlichung der Datenbasis sorgte zudem in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit deutlich für Verbesserungen. Mitarbeiter aus Einkauf, Fertigung und Service greifen heute auf identische, stets aktuelle Informationen zu. Dieser zentrale Datenzugriff hat das Prozessverständnis innerhalb des Unternehmens gefördert und das abteilungsbezogene Denken reduziert.
Vollständige Digitalisierung als strategisches Ziel
Die vollständige Digitalisierung der Geschäftsprozesse bleibt ein strategisches Ziel von Schiess. Bereits heute sind große Teile der Beleg- und Informationsprozesse papierlos abgebildet. Perspektivisch sollen unter anderem das papierlose Freigabeverfahren für Eingangsrechnungen sowie die Digitalisierung weiterer Genehmigungs- und Prüfprozesse realisiert werden. Die notwendigen Module sind im System bereits vorhanden, die schrittweise Implementierung ist geplant.
