Ab Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 sind Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, E-Rechnungen für inländische B2B-Geschäfte zu versenden. PDF reichen nicht, Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format gemäß europäischer Norm ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Nahzu alle Industrieunternehmen setzen für die betrieblichen Abläufe Warenwirtschafts- oder ERP-Systeme ein. Manchmal findet man in Unternehmen noch Individualsoftware, die teils selbst programmiert ist oder von externen Dienstleistern betreut wird. Vielfach nehmen Unternehmen für den Betrieb ihrer Systeme hohe Wartungs- und Pflegekosten in Kauf. Dabei dauerte die Einführung oft länger als gedacht, die Instandhaltung wurde teurer als veranschlagt oder wichtige Daten blieben unwiderruflich auf der Strecke. So handeln viele Unternehmen im Angesicht des Wandels getreu dem Motto: „Never touch a running system“: Schaut man hinter die Kulissen der Industriebetriebe, stellt man fest, dass das letzte Softwareupdate oft schon lange zurückliegt, denn die Erfahrung hat gezeigt, dass mit jedem neuen Update wieder neue Fehler zum Vorschein kommen. Während die Digitalisierung in produzierenden Unternehmen so ins Stocken gerät, geht der technologische Fortschritt weiter. Rechtliche Reglementierungen wie die E-Rechnung können in solchen Infrastrukturen hohe Hürden darstellen. Doch Unternehmen können ihren Sprung darüber zum Anlass nehmen, sich weitreichender einer Digitalisierung zu öffnen.
Über E-Rechnungen zu Optimierungen
Eine E-Rechnung ist im Vergleich zu einer Papier- oder PDF-Rechnung ein strukturierter, maschinenlesbarer XML-Datensatz, der elektronisch übermittelt und empfangen werden kann. Er ermöglicht eine medienbruchfreie, automatisierbare und elektronische Verarbeitung. Neben der XRechnung können aber auch andere Standards, wie ZUGFeRD Version 2.3 im Profil XRechnung, im rein strukturierten Format verwendet werden, sofern diese die Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes und der Nutzungsbedingungen der adressierten Rechnungseingangsplattformen des Bundes erfüllen. Die Vorteile der E-Rechnung halten, wie häufig bei neuen Digitalisierungsschritten, aus einem anfänglichen Zwang zum Systemwechsel heraus Einzug in die Unternehmen. Dabei stellt sich oft heraus, dass die laufende Software veraltet, teuer und risikobehaftet ist und daher aktualisiert werden sollte. Im Ergebnis können Unternehmen mit der Einführung der E-Rechnung ihren Zahlungsverkehr absichern, der schneller abläuft und so kosten spart.
Zähe Projekte und explodierende Kosten
Erfahrungen aus der Beratungspraxis zeigen, dass etwa 80 Prozent der Unternehmen mit ihrem ERP unzufrieden sind und die Einführung der letzten Software oder des neuesten Updates als gescheitert betrachten. Dabei birgt die Umstellung auf neue Software einige Fallstricke. Sie liegen meist in einer unzureichenden Planung und Vorbereitung, in mangelnder Unterstützung durch das Management, in Problemen bei der Datenmigration, technischen Herausforderungen und folglich Kostenüberschreitungen. Viele Verantwortliche in den Unternehmen sorgen sich vor zähen Projekten, die sich über Jahre hinziehen, als Geldgrube enden und die trotz erheblicher finanzieller, zeitlicher und personeller Investitionen nicht zu den Effizienzgewinnen führen, die ursprünglich vorgesehen waren. Hinzu kommen Sorgen vor Datenverlust, generell vor Veränderungen und durch eine zunehmende Automatisierung drohenden Arbeitsplatzverlust. Aus mangelnder Unterstützung und unzureichender Kommunikation von Seiten des Managements kann eine fehlende Motivation resultieren, Digitalisierungsprojekte auf den Weg zu bringen.
ERP-Einführung mit Etappenzielen
Durchgängige und zukunftsfähige ERP-Systeme lösen in der Regel Insel- und Behelfssysteme ab. Die Einführung einer neuen ERP-Software, bei der die Infrastruktur und die Prozesse auf Vordermann gebracht werden, ist ein Meilenstein, der mit der passenden Strategie und Vorbereitung bewältigt werden kann. Die entsprechende Strategie des IT-Dienstleisters und Beratungshauses EVO ist eine schrittweise Umstellung. Dabei wird ein neues ERP-System eingeführt, bevor das Unternehmen sich im zweiten Schritt von seinen Altsystemen verabschiedet. Erst im dritten Schritt werden dann die Optimierungziele angegangen. Der methodische Ansatz lautet also zusammengefasst: Erfassen, Vorbereiten und Optimieren. Dabei wird zunächst die Ausgangslage im Unternehmen detailliert analysiert. Am Anfang steht deswegen ein Workshop zur Potenzialanalyse, in dem innerhalb eines Tages – bei größeren Firmen in zwei bis drei – die Ist-Situation und die vorhandene Software durchleuchtet werden. Dabei wird auch die Qualität der vorhandenen Daten im alten System bewertet, so dass anschließend fundiert entschieden werden kann, ob und in welchem Umfang diese migriert werden. So kommt es in der Praxis häufig vor, dass schlecht gepflegte Daten veraltet sind und es sehr mühsam wäre, diese Daten einzeln zu überprüfen und zu aktualisieren. Deswegen kann es durchaus sinnvoll sein, den Aufwand, Daten neu anzulegen, nicht zu scheuen. Die Daten sollten dabei verlässlich gepflegt sein, denn so dauert die Datenmigration je nach Umfang in der Regel entgegen vielfacher Befürchtungen nur zwischen einem und fünf Tagen. Der Workshop, bei dem die Sichtung der Daten erfolgt, legt den Grundstein für den Erfolg der Implementierung.
