Papierdokumente gelten fast schon als Relikt aus alten Zeiten, gehören in vielen Firmen aber noch immer fest zum Arbeitsalltag. Häufig beginnt die Umstellung auf digitales Arbeiten an einem Stichtag X, ältere Dokumente bleiben jedoch oft in einem Papierarchiv mit allen bekannten Nachteilen: Die Inhalte sind nicht einfach verfügbar, der Remote-Zugriff ist unmöglich, es muss aufwendig in Ordnern oder Kisten gesucht werden und nicht zuletzt besteht ein hoher Bedarf an Lagerraum. Dies können HR-Dokumente von langjährigen Mitarbeitenden, vor Jahren abgeschlossene Verträge oder andere wichtige Unterlagen sein. Alles alt, aber noch gültig – der Reißwolf ist daher keine Option. Hier kommt DocuWare IDP (Intelligent Document Processing) ins Spiel.
Grundlagen von IDP
DocuWare IDP kombiniert optische Zeichenerkennung (OCR) und Handschriftenerkennung (HTR) mit Methoden der künstlichen Intelligenz (KI) wie des maschinellen Lernens (ML). So werden nicht nur die Zeichen auf einer Dokumentenseite erfasst, sondern auch deren inhaltlicher Kontext interpretiert – bei digitalen und handschriftlichen Dokumenten, selbst wenn diese nur schwer lesbar sind. Das Ergebnis ist eine genauere Datenerfassung, die Arbeitsabläufe effizienter gestalten und den Informationsaustausch mit anderen Geschäftsanwendungen unterstützen kann. Durch die Automatisierung bisher manueller Aufgaben hilft die Anwendung Unternehmen dabei, Kosten zu sparen sowie Daten für nachgelagerte Verarbeitungen aufzubereiten. Derzeit bietet IDP vier zentrale Funktionen:
- Splitting – Stapelscans werden auch ohne Trennseiten oder Barcode-Aufkleber automatisch in separate Dokumente geteilt. Die einzelnen PDFs können dann in unternehmensweiten Workflows weiterverarbeitet werden.
- Klassifizierung – Die Klassifizierung ordnet Dokumente verschiedenen Kategorien oder Gruppen zu, auf Grundlage ihres Inhalts, ihrer Eigenschaften oder Merkmale. Die zur jeweiligen Dokumentart passenden Workflows können direkt gestartet werden.
- Extraktion – IDP extrahiert wichtige Daten aus sehr unterschiedlichen Dokumentarten, auch bei komplexen Einzelpositionen und Tabellen sowie bei Scans von zerknitterten oder fleckigen Dokumenten.
- Handschriftenerkennung – Die Extraktion mit HTR (Handwritten Text Recognition) erkennt in Scans handschriftliche Angaben, die dann als Indexeinträge zur Dokumentensteuerung genutzt werden können.
Prozessoptimierung und Kostensenkung
Mit einem KI-gestützten, automatisierten Dokumentenmanagement können Unternehmen zahlreiche Effekte erzielen. Mit maschinellen Lernverfahren können IDP-Systeme komplexe und qualitativ minderwertige Dokumente, etwa mit komplizierten Tabellen und in unterschiedlichen Formaten, präzise interpretieren. Diese Fähigkeit reduziert den Bedarf an manueller Arbeit und reduziert das Risiko menschlicher Fehler. Zudem lassen sich Routineaufgaben automatisieren. Der Papierverbrauch sinkt und damit der Bedarf an Lagerfläche.
Besonders viel Zeit spart dabei, das digitale Dokumente schneller auffindbar, organisierbar und abrufbar sind. Das kann die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden erheblich erleichtern. Schließlich unterstützt die digitale Verwaltung die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben wie der DSGVO.
Anwendungsszenarien von IDP
Im Rechnungseingangsprozess bietet DocuWare schon seit Langem einen hohen Automatisierungsgrad durch automatisches Auslesen, Abgleichen von Rechnungen und Lieferscheinen sowie Freigabe-Workflows. Die IDP-Funktionen helfen dabei zusätzlich, wenn etwa Einzelposten in Rechnungen und Lieferscheinen komplex sind (mehrzeilig oder jeweils noch einmal unterteilt) und wenn Lieferscheine vor dem Scannen verknittert oder mit Kaffee bekleckert wurden. Auch in solchen Fällen verspricht der Softwareanbieter eine zuverlässige Extraktion.
Die ganze Bandbreite der IDP-Funktionen kommt beim Posteingangsprozess zum Einsatz. Mit Splitting, Klassifizierung und Extraktion wird der gesamte Posteingang digitalisiert und automatisiert, sei es Briefpost oder E-Mail. Beschwerden, Verträge oder individuelle Post werden automatisch in die richtigen Bahnen gelenkt.
Aufbau einer agileren Organisation
Künstliche Intelligenz entwickelt sich rasant weiter. Laut der aktuellen Association for Intelligent Information Management (AIIM)-Studie setzen 78 Prozent der befragten Unternehmen KI inzwischen produktiv ein, ein deutlicher Sprung, der das Ende der im vergangenen Jahr noch dominierenden Skepsis rund um den KI-Hype-Zyklus markiert. Rund zwei Drittel der neuen IDP-Projekte haben das Ziel bestehende Systeme zu ersetzen.
Und auch IDP wird rasant weiterentwickelt. Intelligent Document Processing wird zunehmend besser darin, Sprache zu verstehen und aus Daten zu lernen, was die Handhabung komplexer Dokumente verbessert, die Genauigkeit erhöht und mehr Automatisierung ermöglicht. Diese Technologie hilft Unternehmen, Aufgaben zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und Einblicke aus Daten zu gewinnen. Die Einführung von IDP kann als strategischer Schritt hin zu einer agileren Organisation verstanden werden.
Ebook: Dokumentenverarbeitung mit IDP
Unstrukturierte oder beschädigte Papiere bringen klassische Systeme zur rechnergestützten Dokumentenverarbeitung an ihre Grenzen. Dieser Leitfaden zeigt, wie KI gestützte Verfahren die Verarbeitung von Dokumenten präziser und effizienter machen können – ein Überblick über aktuelle Technologien und praxisnahe Ansätze.
