Stammdaten – darunter Artikelinformationen, Kunden- und Lieferantendaten, Arbeitspläne, Stücklisten sowie Klassifikations- und Kommunikationsdaten – bilden die Grundlage für sämtliche ERP-gestützte Prozesse. Sie sind keine statischen Größen, sondern müssen kontinuierlich gepflegt und aktualisiert werden. In vielen Unternehmen wird dies jedoch vernachlässigt. Während etwa Bewegungsdaten im Tagesgeschäft oft konsequent erfasst werden, bleiben Stammdaten häufig unvollständig oder veralten schleichend.
Folgen entlang der Wertschöpfungskette
Wird die Stammdaten-Pflege vernachlässigt, wirkt sich dies entlang der gesamten Wertschöpfungskette aus. So kann eine unzureichende Datenpflege in der Fertigung zu fehlerhaften Planungen führen, da Informationen über Arbeitsschritte, Zeitfenster oder Materialverfügbarkeiten fehlen oder ungenau sind. In der Materialwirtschaft kann dies wiederum zu Doppelbestellungen oder Produktionsstillständen führen, wenn vorhandene Bestände nicht korrekt abgebildet sind. Gleichzeitig entstehen durch falsche Dispositionsdaten unnötig hohe Lagerbestände mit entsprechenden Kosten. Auch im Vertrieb und Kundenmanagement zeigen sich unmittelbare Auswirkungen: Unvollständige oder veraltete Daten im CRM-System führen etwa dazu, dass Kunden falsch oder gar nicht adressiert werden.
Datenzuwachs verschärft das Problem
Wachsende Datenmengen verschärfen das Problem. Unternehmen verzeichnen ein jährliches Datenwachstum von durchschnittlich mehr als 40%. Ein Großteil dieses Wachstum wird über Materialwirtschafts- und CRM-Systeme erzeugt. Ohne strukturierte Datenpflege entstehen dabei schnell unübersichtliche und redundante Datenbestände, die Prozesse verlangsamen, statt unterstützen. „Datenqualität ist kein rein technisches Thema“, sagt Christian Biebl, Geschäftsführer des Stuttgarter ERP-Herstellers Planat. Sie stelle eine organisatorische Herausforderung dar. „In vielen Unternehmen fehlt eine klare Verankerung von Verantwortlichkeiten für Stammdaten, ebenso wie definierte Prozesse zur Qualitätssicherung“, führt Biebl weiter aus. Studien etwa von Gartner, KPMG und Bitkom zeigen, dass nur ein sehr geringer Anteil der Unternehmen die eigene Datenqualität als sehr hoch einschätzt, während ein Großteil mit unvollständigen, fehlerhaften oder veralteten Daten arbeitet.
Die Qualität entscheidet
Die Qualität der Daten entscheidet über den wirtschaftlichen Nutzen eines ERP-Systems. Ein systematisches Stammdatenmanagement – auch softwaregestützt z.B. über Workflows – hilft, die Datenpflege als integralen Bestandteil der Geschäftsprozesse zu etablieren, Verantwortlichkeiten zu definieren und die kontinuierliche Aktualisierung sicherzustellen. Planat unterstützt Unternehmen bei der ERP-Einführung. Zudem umfasst das Angebot des Softwareherstellers Beratung zu möglichen Effizienzpotenzialen in Unternehmenseigenen Prozessen. Biebl betont, dass in dieser Phase auch die Prozesse und die Verantwortlichkeiten zur fortlaufenden Pflege der Stammdaten genau festgelegt werden sollten.
