Das Familienunternehmen Siegenia fertigt mit seinen 2.800 Beschäftigten an sechs internationalen Produktionsstandorten Systeme für Fenster, Türen und Schiebetüren sowie für Lüftungs- und Smart-Home-Systeme. Das standortübergreifende IT-Team von 55 IT-Expertinnen und -Experten verwaltet etwa 1.800 Active Directory Accounts, mehr als 8.300 IT-Hardware-Assets sowie eine Vielzahl an Anwendungen und Cloud Services.
Immer mehr, immer schneller
Bedingt durch eine hohe Innovationsrate in der Informationstechnologie und Veränderungen im Business muss die interne IT eine Vielzahl an neuen Anwendungen und Cloud Services im Unternehmen ausrollen. Dabei steht sie immer wieder vor der zentralen Frage, wie dieser Rollout effizient, schnell und transparent gestaltet sowie die spätere Nutzung unterstützt und verwaltet werden kann. Ziel ist es dabei zudem, auch eine Basis für die zukünftige Verrechnung zu legen.
Mehr Services bedeuten auch mehr Komplexität und steigenden Arbeitsaufwand. Zur Bewältigung dieser Herausforderungen setzte Siegenia früh auf Standardisierung. Der Mittelständler suchte eine Software, die flexibel mit dem Unternehmen und seinen Anforderungen mitwachsen kann und fand sie bereits 2005 in Matrix42: Als erstes Projekt wurde die Unified-Endpoint-Management-Software Empirum eingeführt.
20 Jahre Zusammenarbeit
Inzwischen arbeiten beide Unternehmen seit mehr als 20 Jahren zusammen. Was mit Empirum für das Software Deployment begann, hat sich zu einer integrierten Automatisierungsplattform entwickelt, die neben IT-Prozessen auch Geschäftsprozesse wie E-Commerce oder das Onboarding neuer Lieferanten unterstützt. „Dank der Automatisierung können wir den stetig wachsenden Berg an Aufgaben effizient erledigen und unsere Rolle als Impulsgeber für Innovationen in der IT und im Business erfolgreich wahrnehmen“, sagt Lea Berges, IT Workplace Administratorin und Matrix42 Admin bei der Siegenia Gruppe.
Als wichtige Meilensteine der Zusammenarbeit gelten etwa der erfolgreiche Aufbau eines ESM-Service-Stores, die Einführung von Assetmanagement, Service Desk und Change Management sowie die Umsetzung eines Servicekatalogs. Unterstützt wird Siegenia zusätzlich durch seinen strategischen Matrix42-Partner Innomea aus Alzenau.
Workflows treiben die Automatisierung voran
So zeigten sich insbesondere durch den Innomea Easy Workflow Creator und die damit verbundene Automatisierung mit Workflows positive Effekte. Das Add-On dient der Optimierung von Workflow-Funktionen von Matrix42, indem es erlaubt, diese mit intuitiven Dialogen und Assistenten über die Standardoberfläche einfach zu konfigurieren. Zudem wird dabei für eine audit-sichere Dokumentation gesorgt.
Zwei Beispiele zeigen den Nutzen: Ein Workflow unterstützt beispielsweise die geordnete Anlage von Teams in Microsoft Teams. Die beauftragende Fachabteilung wählt dazu den entsprechenden Service im Katalog aus und macht Angaben zu Name, Typ und Anforderungen an das Team. Anschließend wird das Team mittels eines Powershell-Scripts automatisiert vom Workflow korrekt und einheitlich gemäß den Richtlinien des Unternehmens in Microsoft Teams angelegt. Der gesamte Vorgang wird transparent dokumentiert.
Bei ca. 180 Team-Anlagen pro Jahr spart die IT von Siegenia so rund 50 Stunden manuellen Arbeitsaufwand und verfügt zudem über einen einheitlichen, dokumentierten Prozess, der für Qualität und Sicherheit sorgt. Als Blaupause für ähnliche Prozesse beschleunigt die Automatisierung darüber hinaus den Rollout neuer Services im Unternehmen.
Ein anderes Beispiel ist die Ausmusterung alter IT-Assets. Dazu führt ein Formular die IT-Mitarbeitenden an allen Standorten durch einen einheitlichen Prozess, erstellt die notwendigen Aufgaben, ändert Asset-Attribute in der CMDB und dokumentiert den Prozess im Modul Change Management. Allein durch die Automatisierung des Ausmusterungsprozesses für mehr als 1.100 IT-Assets pro Jahr gewinnt die interne IT rund 450 Stunden an Freiraum für andere Aufgaben.
50 Workflows umgesetzt
Mittlerweile hat das Team des Familienunternehmens mehr als 50 Workflows mit Matrix42 und dem Innomea Easy Workflow Creator umgesetzt. Weitere Services sind bereits in der Umsetzung oder in Planung. Dazu gehören auch komplexe Prozesse wie das On-, Off- und Cross-Boarding von Mitarbeitenden oder das Life-Cycle-Management für IT-Assets. Doch selbst für einfachere Services, wie sie beispielsweise jüngst für den Rollout von Jira oder Miro benötigt wurden, macht eine Automatisierung mit Workflows Sinn, da es sie in großer Anzahl gibt. Hier liegt der Nutzen in der Standardisierung und der automatischen Dokumentation.
Mehr Transparenz
Ein weiterer Effekt für Siegenia ist die gestiegene Transparenz. Durch die integrierte Verwaltung von Assets und Services sowie die automatisierte Erfassung von Veränderungen entsteht eine verlässliche Datenbasis. Diese ermöglicht detaillierte Analysen zur tatsächlichen Nutzung von Serviceleistungen und kann als Grundlage für eine verbrauchsgerechte Kostenverrechnung dienen.
Der Ansatz von Matrix42 sieht vor, dass alle relevanten Themen – vom Unified Endpoint Management über den Service Desk bis hin zum Enterprise Service Management – in einer gemeinsamen Datenbasis zusammenlaufen.
Zudem schätzt Siegenia, dass das Softwareunternehmen als europäischer Hersteller einen direkten Zugang zu Experten und Verantwortlichen bietet. Gleichzeitig lassen sich Datenschutz- und Compliance-Fragen schnell klären.
Fazit
Das mittelständische Unternehmen setzt seit mehr als 20 Jahren auf Matrix42 als zentrale Plattform im Service-Management. Die Automatisierung fördert Effizienz und Standardisierung, während die lückenlose und einheitliche Dokumentation von Assets und Services eine präzise Leistungsverrechnung ermöglicht und weiteres Einsparpotenzial bietet. Mit Innomea steht zudem ein Partner zur Verfügung, der Add-ons für Matrix42 liefert.
