Die Walter Stauffenberg GmbH (Stauff Deutschland) wurde 1955 in Werdohl in Nordrhein-Westfalen gegründet. Heute betreibt das Unternehmen Niederlassungen in 18 Ländern und an insgesamt rund 45 Standorten. In der Unternehmenszentrale in Werdohl entwickelt und produziert das Unternehmen Komponenten für hydraulische Leitungssysteme, wie etwa Verschraubungen für Rohrleitungen, Armaturen und Kupplungen zur Verbindung von Schläuchen, sowie Ventile, Filter, Messtechnik und weitere Komponenten.
Alles abgedeckt
Seit acht Jahren ist Stauff Full Liner mit Produkten aus eigener Entwicklung und Herstellung. Das Unternehmen berät und beliefert zudem Hersteller von mobilen und stationären hydraulischen Anlagen. Um die Qualiät der Produkte zu gewährleisten, betreibt das Unternehmen ein nach DIN ENISO9001 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem und nutzt dafür eine QM-Software. „Wir sind im Laufe der Jahrzehnte strukturell und umsatzmäßig stark gewachsen und die bis dahin bestehende Softwareanwendung passte nicht mehr zu unseren Ansprüchen“, erklärt Muhammet Ay, QHSE-Administrator im Unternehmen. An die neue Managementsystem-Software gab es eine Reihe an Anforderungen: Sie sollte eine systematische Dokumentation ermöglichen, mit der sich die Erstellung, Prüfung und Freigabe von Prozessen und Dokumenten jederzeit nachvollziehen lässt. Zudem sollte das System Schnittstellen und Wechselwirkungen unternehmensweit darstellen. Des Weiteren zählte eine Dokumenten-Suchfunktion sowie eine transparente Zuordnung von Prozesskennzahlen zu den Anforderungen. Insgesamt sollte die neue Software einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) unterstützen.
Zwei Zugänge
2019 wurden die Verantwortlichen auf den Aachener Softarespezialisten Consense aufmerksam. Deren Software IMS Enterprise ermöglicht den Aufbau eines Qualitätsmanagement- bzw. Integrierten Managementsystems. Die Software ist als Desktop-Anwendung sowie als Webanwendung verfügbar. Der Hydraulikspezialist wählte beide Zugriffsmöglichkeiten: Die Nutzung erfolgt entweder über eine lokal installierte Suite oder per Browser. Die Webanwendung birgt den Effekt des schnelleren Roll-outs sowie weniger Aufwand für Wartungen und Updates. Beschäftigte können geräte- und ortsunabhängig auf alle Prozesse und Dokumente sowie weitere Inhalte ihres Managementsystems zugreifen.
In fünf Schritten umgesetzt
Ein Projektteam steuerte die Einführung. Darüber hinaus wurden alle Prozessverantwortlichen mit einbezogen, die für die verschiedenen Bereiche Key-User bestimmten und bei der Umsetzung mitwirkten. Diese fand in fünf Phasen statt. Der erste Schritt beinhaltete die Analyse, die aus der Definition der Anforderungen, der Sondierung der Anbieter sowie der Entscheidung der Geschäftsführung für die Lösung des Aachener Softwarehauses bestand. Im nächsten Schritt ging es um das Design: Die Ist-Aufnahme der Prozesse wurde vorbereitet, ein Kickoff-Meeting mit den Prozessverantwortlichen und Key-Usern gab den Startschuss zur Umsetzung und die Beteiligten wurden geschult. Danach stand im dritten Schritt die Realisierung an: Die Prozesslandschaft wurde gestaltet und in Gesprächen mit den Verantwortlichen wurden die Prozesse ausgearbeitet und modelliert. Über einen integrierten Editor ermöglicht die Software die grafische Abbildung dieser Prozesse in Form von Flussdiagrammen. Das System bestand die anschließenden Tests der Phase vier, die den Betrieb auch weiterhin begleiten. Und schließlich erfolgte im fünften Schritt der Roll-out. Die Einführung wurde parallel am ‚digitalen schwarzen Brett‘ an die Beschäftigten kommuniziert. „Das gesamte Projekt wurde mit einem Projektplan koordiniert und überwacht. Nach jeder Phase haben wir unsere Geschäftsführung über die Ergebnisse informiert“, berichtet Muhammet Ay.
Seit 2022 im Einsatz
Seit 2022 arbeiten die Beschäftigten der deutschen Standorte mit dem System. Es unterstützt das Unternehmen bei der Erfüllung verschiedener Managementnormen, etwa für Qualität (ISO 9001:2015) und Umweltschutz (ISO14001:2015). Stauff nutzt die Software beispielsweise für die Entwicklung, Herstellung, Vertrieb und Logistik.
Bei der Anmeldung im System werden die Mitarbeitenden direkt über jeweils anstehende Aufgaben, Änderungen und relevante Informationen benachrichtigt. Von hier aus gelangen sie zu allen weiteren Informationen. Die Software sorgt dafür, dass die Beschäftigten auf die aktuelle und gültige Version der im System hinterlegten Prozesse und Dokumente zugreifen können. Zudem zeigt es Revisionsänderungen an. Mitarbeitende werden bei neuen oder revisionierten Elementen vom System automatisch dazu aufgefordert, diese zur Kenntnis zu nehmen. Auf diese Weise sorgt die Software für einen einheitlichen Informationsstand. Ferner werden die Beschäftigten nicht mit Informationen ‚überschüttet‘, sondern erhalten nur solche, die für die jeweilige Rolle wirklich benötigt werden. Prüf- und Freigabeabläufe steuert das System durch Workflows und lenkt Dokumente automatisch auf vorgegebenem Weg durch das Unternehmen. „Dabei lässt sich der aktuelle Status jederzeit abrufen. So haben die Verantwortlichen beispielsweise stets einen genauen Überblick, an welcher Station eines Freigabeprozesses sich das jeweilige Dokument gerade befindet und wessen Rückmeldung gegebenenfalls noch aussteht. Diese digitalen, automatisierten Workflows ließen sich mit der Software an die realen Abläufe in unserem Unternehmen anpassen“, sagt Ay.
Analyse der Suche
Ay schätzt besonders die transparenten Freigabe- und Änderungsworkflows für Dokumente und Prozesse. Die Mitarbeitenden profitieren von der Suchfunktion, die über Stichwort oder Volltexte funktioniert. „Diese lässt sich weiter verbessern, sagt Muhammet Ay: „Das System analysiert und dokumentiert die eingegebenen Suchbegriffe. Dadurch werden auch Tops und Flops der Suchbegriffe identifiziert. Die Suchfunktion kann dadurch nachhaltig optimiert werden.“
Impulse für den KVP
Die Umstellung auf ein softwarebasiertes integriertes Managementsystem hat sich für den Hydraulikspezialisten ausgezahlt. „Insgesamt konnten wir die Inhalte unseres Managementsystems durch die Zusammenfassung der Dokumente und Prozesse reduzieren. Durch die Neubewertung unserer Dokumentation sichern wir unser Knowhow langfristig. Und in der Praxis sind schon jetzt Arbeitsentlastungen durch die effizientere Ablauforganisation in den Abteilungen und Schnittstellen erkennbar. Was uns besonders freut, sind neue Impulse für den KVP: Bei uns hat eine echte Bewusstseinsbildung für die einzelnen Managementsysteme stattgefunden. Prozesse werden jetzt von den Beteiligten gesamtheitlich betrachtet, unsere Beschäftigten geben dazu Feedback und wir können durch Einbeziehung aller Mitarbeitenden eine kontinuierliche Verbesserung gewährleisten“, sagt Projektleiter Ay.
