Die Rügenwalder Mühle, gegründet 1834 in Rügenwalde in Pommern, ist seit Anfang der 1950er-Jahre im niedersächsischen Bad Zwischenahn beheimatet. Seit 2014 ist das Unternehmen nicht nur für seine traditionellen Wurstwaren bekannt, sondern auch für eine stetig wachsende Auswahl an vegetarischen und veganen Alternativen. 2021 hat das Unternehmen erstmals mehr Umsatz mit Fleischalternativen erzielt als mit Produkten aus Fleisch. Die gestiegene Produktvielfalt zeigt sich dabei nicht nur im Regal, sondern wirkt sich auch auf die interne Supply-Chain-Planung aus. Mit jedem neuen Produkt steigt der Abstimmungsaufwand: mehr Daten, mehr Abhängigkeiten und damit auch mehr potenzielle Fehlerquellen. Besonders im dynamischen Marktumfeld des Lebensmittelhandels, das geprägt ist von schwankender Nachfrage, saisonalen Einflüssen, kurzfristigen Aktionen und engen Vorlaufzeiten, ist eine präzise und flexible Planung entscheidend. „Wir haben in den vergangenen Jahren jedes Jahr rund zehn neue Produkte eingeführt“, erklärt Robert Wilck, Business Development Manager Supply Chain und Logistics bei der Rügenwalder Mühle. Hinzu kommt eine höhere Erwartungshaltung auf Kundenebene sowie der Lieferperformance und damit verbunden eine höhere Komplexität in der Planung. Diese Kombination lässt einfach keinen Raum mehr für Fehler.
Neue Strukturen mussten her
Daher wurde dem Traditionsunternehmen schnell klar, dass die bisherigen Strukturen im Bereich der Absatzplanung nicht mehr ausreichen. Unterschiedliche Forecast-Logiken je Abteilung, mehrere Excel-Tabellen, fehleranfällige Berechnungen und Medienbrüche führten immer wieder zu Unstimmigkeiten und machten den Planungsprozess aufwendig und unübersichtlich. Der Lebensmittelhersteller entschloss sich daher, die Absatzplanung weiter zu professionalisieren. Ein zentrales Ziel war es dabei, die Prognosen zu vereinheitlichen und relevante Datenquellen wie etwa SAP, Aktionskalender und Verkaufszahlen aus dem Handel besser miteinander zu verknüpfen. Zugleich sollte das neue System sowohl dem Vertrieb als auch dem Supply Chain Management eine fundierte, simulationsbasierte Grundlage für Entscheidungen bieten und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessern. Nicht zuletzt ging es darum, den Arbeitsalltag zu erleichtern, den Abstimmungsaufwand zu verringern und für mehr Transparenz in den Zahlen zu sorgen, insbesondere bei der Unterscheidung zwischen Basis- und Aktionsmengen sowie weiteren Einflussfaktoren.
Seit Ende 2024 arbeitet die Rügenwalder Mühle mit der Cloud-basierten Variante der Business-Software Add*One des Aachener Softwareunternehmens Inform. Die Einführung wurde von einem kleinen Projektteam aus Planung, Vertrieb, IT und Projektleitung in rund sechs Monaten vom Start der Datenanbindung bis zum Livebetrieb erfolgreich umgesetzt. Bereits in der Testphase fanden Schulungen und erste Trainings statt, wodurch sich die Anwender mit dem neuen System vertraut machen konnten. SAP-Verantwortliche wissen, dass sie handeln müssen – aber nicht, wie sie fundiert entscheiden. ‣ weiterlesen
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Verbesserungen im Alltag
Seit der Einführung der Software hat sich der Arbeitsalltag bei der Rügenwalder Mühle positiv verändert. Statt sich mit langen Mailketten oder verschiedenen Excel-Tabellen abstimmen zu müssen, greifen die insgesamt zwölf Nutzer der Software nun auf eine einheitliche Datenbasis zu. Das System ermöglicht es allen Abteilungen, auf genau den Ebenen zu planen, die für sie relevant sind, wie etwa Artikel für bestimmte Warengruppen, Kunden und Regionen oder auch spezifiziert für bestimmte Umsätze, Budgets oder Mengen. „Wenn wir früher eine Mengenanpassung vornehmen wollten, haben wir das für jede Region einzeln in einer eigenen Excel-Tabelle gemacht. Das hat pro Region schnell zehn Minuten oder mehr gedauert“, erinnert sich Wilck. „Heute geht das in einer Minute und zwar zentral und für alle Regionen gleichzeitig. Gerade die Möglichkeit, Planungen von der obersten bis zur untersten Kundenebene gezielt durchreichen zu können, ist für uns einer der größten Vorteile“, so der Business Development Manager.
Mit dem neuen System zeigen sich auch Verbesserungen in der Planungsqualität: „Unsere Forecasts sind wesentlich präziser geworden, besonders bei Aktionsartikeln merken wir das deutlich. Fehlerhafte Planungen gehören inzwischen der Vergangenheit an.“ Verantwortlich dafür sind die ‚entscheidungsintelligenten Prognosealgorithmen‘ der Software. Sie analysieren fortlaufend die im ERP-System von SAP hinterlegten Vergangenheitsdaten und erstellen daraus einen tagesaktuellen Absatzplan. Zeichnen sich Abweichungen oder Engpässe ab, erkennt das System diese automatisch und schlägt passende Maßnahmen vor, auf die das Team unmittelbar reagieren kann.
Die klare Trennung zwischen Basis- und Aktionsmengen schafft zusätzliche Transparenz und macht die Planung insgesamt robuster. Bei ausgewählten Kunden konnte so sogar die Lieferquote verbessert werden, was der Lebensmittelhersteller vor allem auf die frühzeitigere und gezieltere Planung zurückführt. „Unser Ziel war es, effizienter zu werden und die Komplexität besser in den Griff zu bekommen und genau das haben wir erreicht“, fasst Wilck zusammen.
Umstieg auf S/4Hana
Für die Zukunft plant die Rügenwalder Mühle bereits konkrete Weiterentwicklungen. Auf der Agenda steht dabei etwa ein verbessertes Bestandsmanagement, um Lagerbestände noch vorausschauender zu steuern und Engpässe frühzeitig zu vermeiden. Darüber hinaus bereitet sich das Unternehmen auf den Wechsel zur ERP-Software SAP S/4Hana vor. Add*One kann daran über spezialisierte und zertifizierte Schnittstellen angebunden werden, sodass die Software auch künftig zur Verfügung steht.
