Sourcing, Vertragsmanagement und Spend Analytics
Wie Unilever Warenströme in 190 Ländern lenkt
2,5 Milliarden Menschen in 190 Ländern nutzen Produkte von Unilever, meist für den alltäglichen Bedarf. Daraus ergeben sich unendlich viele Variablen, den Transport und die Logistik abzuwickeln. Um die effizienten Varianten und Optimierungspotenziale zu identifizieren, nutzen die Unilever-Mitarbeiter die Software des Spend-Management-Spezialisten Jaggaer.
Unilever verkauft mehr als 400 Marken in 190 Ländern. Damit erzielte das Unternehmen 2017 Einnahmen von 53,7 Milliarden Euro. Dreizehn seiner Marken erwirtschaften einen Umsatz von über einer Milliarde Euro. Die Hauptstandorte des Unternehmens befinden sich in London und Rotterdam. Es gibt einen einzigen Verwaltungsrat und vier Hauptabteilungen: Foods, Refreshment (Getränke und Speiseeis), Home Care sowie Beauty & Personal Care. Unilever verfügt über Forschungs- und Entwicklungseinrichtungen in China, Indien, den Niederlanden, Großbritannien und den USA und 57 Prozent seines Geschäfts entfällt auf Schwellenländer.
Langjähriger Projektbegleiter
Die Beziehung von Unilever zu Jaggaer reicht zurück bis ins Jahr 1998 und steht im Zusammenhang mit dem damaligen Transportation Business Center (TBC) von Unilever in Nordamerika. Mit der Zeit hat sich die Zusammenarbeit weltweit ausgeweitet. Im Beschaffungswesen liegt der Schwerpunkt immer noch auf einem der am häufigsten getesteten Einsatzbereiche von Sourcing und Vertragsmanagement: Transport und Logistik. In den letzten Jahre hat Jaggaer für Unilever verschiedene Sourcing Events geleitet. Bei einem davon ging es um gekühlte Speiseeislieferungen in Nordamerika. Hierdurch konnten Einsparungen im achtstelligen Bereich erzielt werden.
Dynamisches Vertragswesen
Verträge in dieser Kategorie sind sehr dynamisch, weil es viele bewegliche Elemente gibt. „Wenn man heute eine Momentaufnahme des vergangenen Jahres betrachtet, kann diese im nächsten Jahr ganz anders aussehen. Dies muss man berücksichtigen, wenn man Modelle für Vergaben erstellt. Außerdem haben Transportunternehmen nur begrenzte Kapazitäten und Ausschreibungen sind komplex. Deshalb muss man unbedingt Aufteilungsszenarien, bevorzugte Anbieter und Ausweichmöglichkeiten berücksichtigen“, erläutert William Robinson, Engagement Manager bei Jaggaer. „Dynamische Bereiche wie der Transport entwickeln sich also ständig und fortlaufend weiter. Deshalb ist es in diesen Kategorien so wichtig, die Nutzung und Einhaltung im Zeitablauf in einer Übersicht zu verfolgen. Ansonsten wäre dies nur äußerst schwer zu erfassen“, fügt er hinzu.
Diverse Logistik-Anwendungen
Claire Blake, Teamleiterin des Bereichs Professional Services EMEA, erläutert weiter, warum Jaggaer die Anforderungen von Unilever passgenau erfüllen konnte: „Das Logistikzentrum von Unilever wird durch verschiedene Module von Jaggaer One unterstützt. Den Kunden stehen spezielle Suiten für den Bereich Transport zur Verfügung. Dabei geht es um präzise, durchgehende Anforderungen für hochentwickeltes Sourcing, Vertrags- und Tarifmanagement, komplexe Mustergenehmigungsverfahren, die Einhaltung von Arbeitsabläufen sowie die Berücksichtigung von Eingängen und Ausgängen. Wir können skalierbare und aussagekräftige Analyselösungen bereitstellen, testen und relativ schnell in mehreren Regionen einführen.“
Analysen mit Aussagekraft
2019 nahm das Unternehmen ein Projekt in Angriff, um für Vorgänge im Bereich Sourcing und Vertragsmanagement globale Übersichten zu implementieren. End-User sollten so einen Überblick über den ihnen zugewiesenen Bereich erhalten. Das Transportation Business Center (TBC) besteht aus mehreren weltweit tätigen Teams. Hier laufen integrierte Daten zu Angeboten und Zahlungen zusammen. Diese bilden die Grundlage für die Bereitstellung einer Analyseanwendung. In den zahlreichen Regionen und Ländern werden die Daten jedoch in recht unterschiedlicher Weise erfasst, was die Integration erschwert. Die Analyseübersichten von Jaggaer berücksichtigen alle Auftragsdaten und Basiswerte in der JCS-Datenbank des TBC von Unilever, die Informationen aus dem Zahlungssystem sowie Informationen zur Generierung der Muster für Arbeitsabläufe und Genehmigungen in den Sourcing- und Vertragsmodulen von Jaggaer. Die Berichte werden dann in Tableau dargestellt.
Datenbank für Unilever-Nutzer
Die mit Spend Analytics von Jaggaer implementierten Übersichten sollen eine Reihe von Fragen beantworten und dem End-User ein grundlegendes Verständnis der Daten in verschiedenen Funktionsbereichen vermitteln. Es handelt sich um globale Übersichten für alle Regionen außerhalb Europas. User können sich einen schnellen Überblick verschaffen und sich dann schnell bestimmte Interessenbereiche näher ansehen, z.B. Teams, Cluster, Portfolios, Märkte und Transportarten (darunter Luftweg, kombinierter Transport, kleiner als eine LKW-Ladung, Seeweg, Schiene, LKW-Ladung und Lagerung). Die Sourcing-Übersichten umfassen alle Aspekte der Beschaffungsaktivitäten von Unilever und bieten eine Fülle von verwertbaren Informationen und Erkenntnissen zu Lieferungen und Lieferantenbeziehungen wie Informations- und Angebotsanfragen (RFIs, RFPs) sowie Auktionen. Sie gehen weit über die standardmäßigen Übersichten hinaus und bieten detaillierte analytische Momentaufnahmen, etwa zu Abweichungen und welche Prozesse und Aktivitäten optimiert werden könnten. Im Mittelpunkt steht die Beantwortung von Fragen bezüglich der Sichtbarkeit:
- Wie viele Preisanfragen (RFQ) gab es insgesamt?
- Wie viele Events (RFQs) gab es pro Abteilung, Standort, Warengruppe, Event und Runde?
- Wie viele Szenarien hatte eine RFQ im Durchschnitt?
- Werden neue Lieferanten empfohlen, um einen Auftrag zu bekommen?
Vertragsmanager und Administratoren von Unilever können jetzt hilfreiche Informationen nutzen. So können sie ihre strategischen Beschaffungsaktivitäten wie etwa die Pipeline-Planung unterstützen und ihre Angebotsstrategien entwickeln, um in einer Warengruppe möglichst hohe Einsparungen zu erzielen. End-User finden Antworten auf grundlegende Fragen wie die Gesamtzahl der Vorgänge oder die Anzahl und Beteiligung der Lieferanten. Dies erfolgt auf einen Blick auf standardisierten Bildschirmseiten und in standardisierten Berichten. Hierzu zählen etwa das Activity Dashboard, die Eventübersicht und der Annahmebericht.
Eine Datengoldgrube
„Wenn User tiefer in dieser Datengoldgrube graben, verstehen sie besser, was gut und was nicht so gut funktioniert und erhalten neue Erkenntnisse darüber. Diesbezüglich können sie dann Strategien und Maßnahmen entwickeln, die auf faktenbasierten Erkenntnissen fußen“, sagt Srestha Dutta, Global Process & Technology Senior Manager. Die Übersichten für Verträge und deren Nutzung enthalten verschiedene Berichte über die Anzahl der Verträge, unterteilt in ihre Aspekte. Der Hauptvorteil besteht darin, dass Anwender ermitteln können, welche Verträge nicht optimal genutzt werden und welche Lieferanten dies betrifft. Dies bedeutet wiederum, dass sie auf solider Datengrundlage Maßnahmen ergreifen können. Es geht hier hauptsächlich um die Genehmigungs- oder Bearbeitungszeit von Verträgen. Wie viele Verträge laufen kurzfristig aus und in welchen Warengruppen? Wie verteilt sich die Vertragsnutzung auf die nächsten zehn Prozent? Wie hoch ist der Vertragswert der einzelnen zehnprozentigen Bereiche der Vertragsnutzung? Und wie variiert die Vertragsnutzung je nach Vertragswert? Wenn User diese und ähnliche Fragen beantworten, stoßen sie auf die Verträge und Lieferanten, bei denen Abhilfemaßnahmen erforderlich sind, z.B. wegen einer zu geringen oder übermäßigen Nutzung eines Vertrags eines bestimmten Lieferanten auf einer bestimmten Route. Auch hier können User von Unilever Daten verschiedener Interessenbereiche durch eine mehrdimensionale Analyse filtern. „Das Schöne daran ist, dass sie all dies schnell und einfach erledigen können. Entweder, indem sie auf eine Grafik in der Übersicht klicken oder die integrierten Filteroptionen in der Kopfzeile im oberen Bereich der jeweiligen Übersicht nutzen“, sagt Srestha Dutta.
Grundlage für Verhandlungen
„Es ist wirklich nützlich, dass wir sofort Erkenntnisse zum Ist-Zustand und zur Vorausplanung unserer gesamten Verträge erhalten. Wir sehen, ob unsere Ausgaben für ein bestimmtes Transportunternehmen im Vergleich viel höher oder viel geringer sind“, ergänzt Dutta. Unilever kann die Beziehung anhand dieser Daten neu bewerten und beim nächsten Mal besser verhandeln. Die Übersicht hilft dabei, andere Probleme aufzudecken, etwa Bereiche, in denen die Lieferanten zu stark fragmentiert sind und eine stärkere Konsolidierung möglich ist. „In der Kategorie Transport und Logistik gibt es unendlich viele Variablen und unvorhersehbare Umstände. Daher ist es wirklich von Vorteil, wenn man erkennen kann, wo das Vertragsmanagement wie geplant verläuft oder wo es umgekehrt wegen zu geringer oder übermäßiger Nutzung vom Kurs abweicht. Wir gehen davon aus, dass unsere Pipeline-Planung und Angebotsstrategien von den Übersichten von Jaggaer stark profitieren werden“, folgert Srestha Dutta.
